Je hebt naar iemand geluisterd. Naar wat er speelt, waar de spanning vandaan komt en waarom iets op dit moment moeilijk is. Je kunt je voorstellen hoe de situatie er vanuit de ander uitziet. Dat helpt om zorgvuldiger te kijken naar wat er gebeurt.
Maar dan komt de volgende afweging. Wat betekent dit voor de afspraak die niet is nagekomen? Voor de samenwerking die schuurt? Of voor het besluit dat je te nemen hebt? Je kunt iemands verhaal begrijpen en tegelijk zien dat er iets moet veranderen.
Juist daar kan het lastig worden. Nu je weet wat er achter het gedrag zit, wil je de ander recht doen. Misschien word je voorzichtiger met het benoemen van de gevolgen. Je stelt een gesprek uit of neemt nog iets over. Ondertussen gaat het werk verder en blijven ook de belangen van anderen meetellen.
Wanneer de verklaring de afspraak vervangt
Stel dat een medewerker herhaaldelijk afspraken niet nakomt. In een gesprek blijkt hoeveel er privé speelt. Dat verandert de situatie: er komt informatie bij die aandacht verdient. Misschien is tijdelijk minder werk passend, zijn andere afspraken nodig of blijkt ondersteuning mogelijk.
Wat spreek je vervolgens met elkaar af? Wat is haalbaar? Wat blijft de verantwoordelijkheid van de medewerker, wat vraagt het van jou als leidinggevende en wat betekent het voor collega’s?
Als dat gesprek achterwege blijft, kan er onduidelijkheid ontstaan. Jij denkt dat je ruimte geeft. De medewerker weet misschien niet wat je nog verwacht. Collega’s nemen extra werk over en vragen zich af hoelang dat zo blijft. De bedoeling kan zorgvuldig zijn, terwijl de gevolgen steeds lastiger worden.
Juist wanneer je rekening wilt houden met iemand, doet duidelijkheid ertoe. Een aangepaste afspraak kan veel ruimte geven. Een onuitgesproken verwachting geeft vooral ruimte om elkaar verkeerd te begrijpen.
Wat maakt helder zijn zo lastig?
Wanneer je merkt dat je een gesprek voor je uitschuift, verdient ook je eigen terughoudendheid aandacht. Onderzoek je nog wat passend is? Of weet je inmiddels wat je wilt zeggen, maar zie je op tegen wat het bij de ander oproept?
Misschien wil je iemand niet teleurstellen. Misschien ben je bang dat jouw grens de indruk wekt dat je het verhaal toch niet serieus neemt. Dan kan nog meer begrip tonen veiliger voelen dan uitspreken wat je nodig hebt. De ander voelt zich mogelijk gehoord, terwijl jouw eigen positie langzaam uit het gesprek verdwijnt.
Kun je verdragen dat iemand jouw keuze vervelend vindt, terwijl je die zorgvuldig hebt afgewogen? De ander mag teleurgesteld zijn. Die reactie verdient aandacht en kan aanleiding zijn om je afweging opnieuw te bekijken. Ze hoeft niet automatisch de uitkomst van het gesprek te bepalen.
Ook je eigen uitleg verdient onderzoek
Een grens uitspreken vraagt ook dat je onderzoekt of die redelijk is. Misschien was je verwachting onduidelijk. Misschien waren de omstandigheden veranderd, zonder dat jullie de afspraken daarop hebben aangepast. Of heb je zelf lang iets overgenomen, waardoor de ander erop is gaan rekenen.
Daarom hoort je eigen aandeel bij het gesprek. Wat heb je uitgesproken en wat heb je alleen gedacht? Welke ruimte heb je werkelijk geboden? Heb je gevraagd wat de ander nodig heeft, en ook verteld wat voor jou of de organisatie van belang is?
Zo’n onderzoek kan je positie veranderen. Het kan ook bevestigen wat je al dacht, met meer zicht op de redenen en gevolgen. Als je bereid bent je afweging te toetsen, ontstaat ruimte voor een besluit dat je beter kunt uitleggen en dragen.
Met begrip je eigen positie innemen
Aandacht voor de mens en aandacht voor de gevolgen horen bij dezelfde afweging. Je wilt begrijpen wat iemand beweegt én zorgvuldig omgaan met wat diens gedrag betekent voor de samenwerking. Daarbij tellen ook de belangen van mensen die niet aan tafel zitten.
Je zou kunnen zeggen: ‘Ik begrijp dat dit veel van je vraagt. Laten we bespreken wat er wél haalbaar is en wat we van elkaar mogen verwachten.’ Daarmee open je een gesprek waarin zowel de omstandigheden als de afspraken aandacht krijgen. Vervolgens kun je concreet maken wat ieder gaat doen en wanneer je samen bekijkt hoe het gaat.
Begrip hoeft de verschillen tussen jullie niet op te lossen. Het kan je helpen er zorgvuldiger mee om te gaan. Je kunt het verhaal van de ander serieus nemen en toch een andere afweging maken. Die ruimte hebben jullie allebei nodig om eerlijk met elkaar te kunnen spreken.
Waar ben jij zo druk bezig de ander te begrijpen, dat je nog niet hebt uitgesproken wat je zelf nodig vindt?